Etap 1

Przed przystąpieniem do precyzyjnego określenia celów zadania i uwarunkowań ich realizacji należy zwrócić uwagę na specyficzny charakter podmiotu jakim jest Jednostka Administracji Publicznej (JAP) i jej usytuowanie w otoczeniu społecznym i publicznoprawnym. W przeciwieństwie do sfery przemysłu czy usług JAP jest postrzegana jako miejsce materializacji zadań i świadczeń, do których realizacji zobowiązana jest administracja publiczna (państwowa lub samorządowa) na rzecz korzystających z nich mieszkańców.

Toteż fundamentalnym poziomem odniesienia dla oceny jakości realizacji zadanego projektu musi być jego efekt finalny w postaci nowej jakości obsługi mieszkańca danego obszaru oddziaływania JAP. Wprowadza to znacznie podwyższone wymagania w stosunku do typowych wymogów realizacji podobnych zagadnień (modernizacji i rozwoju systemów informatycznych) w jednostkach gospodarczych; z natury rzeczy nastawionych na przetwarzanie informacji do wewnątrz i jej niedostępności na zewnątrz.

Kolejnym istotnym czynnikiem narzucającym wiele wymagań jest fakt, iż JAP stanowi jedno z ogniw administracji publicznej i jest powiązana na wiele sposobów z innymi podmiotami - samorządowymi oraz administracji państwowej. Wynikająca z przyjętej przez Polskę Europejskiej Karty Samorządu Terytorialnego zasada subsydiarności władz samorządowych, określa jako pierwszoplanowe kryteria oceny dostępność, powszechność i łatwość korzystania z rozwiązań oferowanych obywatelowi.

Dlatego też w krótkim przedstawieniu proponowanej przez Marketing Institute Polska strategii modernizacji systemów informatycznych nie wskazujemy oczywistych efektów, które musi przynieść każda tego typu realizacja w dowolnym podmiocie, tj.: uproszczenie procedur, zwiększenie efektywności i niezawodności gromadzenia oraz przetwarzania informacji, obniżenie kosztów jednostkowych, zmniejszenie liczby pracowników zaangażowanych w procesy informatyczne, zwiększenie zakresu i szczegółowości pozyskiwanych informacji. Istotne jest uwypuklenie tego, co stanowi charakterystyczne i odrębne uwarunkowania w podmiocie jakim jest JAP zarówno w małej gminie jak i wielotysięcznym mieście.

Zrealizowanie projektu musi przede wszystkim ułatwić i poszerzyć dostęp mieszkańców i podmiotów prawnych mających sprawy do załatwienia w JAP, a także zdynamizować działanie ich struktur wewnętrznych oraz jednostek i podmiotów zależnych bądź z nimi powiązanych. Jednym z celów musi być osiągnięcie trwałej poprawy efektywności funkcjonowania administracji publicznej, polepszenie przejrzystości jej pracy i budowanie społeczeństwa informacyjnego.

Zadania własne JAP, zadania zlecone oraz wynikające z porozumień bądź narzucone przepisami prawa obejmują bardzo szeroki wachlarz. W obecnym stanie nie wszystkie one są sprawnie realizowane przez posiadane systemy informatyczne. Jeszcze gorzej wygląda wymiana informacji z jednostkami podległymi bądź powiązanymi. Zaproponowane systemy muszą przede wszystkim uwzględnić zmianę tej sytuacji. Docelowo musi powstać jeden, zintegrowany system zapewniający pełną wymianę informacji.

Musi on też zapewnić bezkolizyjną współpracę z aplikacjami administracji rządowej i zespolonej z uwzględnieniem zadań, które nakłada opracowany przez Komitet Badań Naukowych i przyjęty przez rząd program "Wrota Polski", a także odpowiadać zasadom wynikającym z dyrektyw UE. Pozwala to jednocześnie na podjęcie działań w celu finansowania procesu wdrażania strategii środkami z różnych programów europejskich.

Dodatkowe uwarunkowania formalno-prawne (poza dokumentami wewnętrznymi JAP i aktami ich jednostek nadrzędnych, dotyczącymi różnych obszarów działania): w proponowanej realizacji muszą zostać uwzględnione wymagania wynikające z Instrukcji Kancelaryjnej właściwej dla konkretnej JAP, zapisów umów na realizację zadań zleconych bądź porozumień a także zobowiązań wobec instytucji uczestniczących w finansowaniu przedsięwzięć w formie dotacji, pożyczek czy kredytów (np. PFRON, NFOŚiGW, WFOŚiGW).

Etap 2

Etap ten de facto rozpoczyna się niemal równocześnie z Etapem 1, z chwilą określenia zadań do wykonania przez pracowników Zamawiającego. Poza oczywistym określeniem stanu obecnego nastąpić w nim musi ustalenie wspólnie z Zamawiającym realnie istniejących ograniczeń i możliwości. Dokonany musi zostać także wybór podstawowych (co do ich funkcji) aplikacji, wokół których budowany będzie nowy, zintegrowany system (np. system informacji o terenie, gospodarka finansowo-budżetowa, systemy ewidencji).

Zostaną także uwzględnione wymagania standaryzacyjne zarówno w obszarze zagadnień stricte informatycznych jak i uwarunkowań szerszych (prawnych, kompetencyjnych).

Na tym etapie Zamawiający będzie także musiał się odnieść do przedłożonych propozycji zmian organizacyjnych w JAP (bądź jednostkach związanych) - w tym zmian w zatrudnieniu.

Uzgodnienie tych zagadnień pozwoli na określenie docelowych efektów i rozbicie ich na fragmenty, których realizacja będzie mogła być monitorowana na bieżąco. Pozwoli to także na wskazanie tych procesów, które będą mogły być spowolnione bądź wstrzymane z rozmaitych przyczyn, bez wpływu na jakość osiągniętych celów finalnych.

Etap 3

Zarówno stawiane cele, uwarunkowania zewnętrzne jak i przyjęta metodologia, nakazują dokonanie kilku analiz. Oczywiste jest dokonanie analizy silnych i słabych stron oraz zagrożeń (SWOT) w przypadku wdrażania tak ważnego i znaczącego dla Zamawiającego projektu.

Należy także dokonać analizy i przeglądu stopnia realizacji obowiązków jakie ciążą na administratorze danych zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 02.101.926) oraz rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U.04.100.1024. z dnia 1 maja 2004 r.).

Szczególnie istotne jest określenie fundamentów zasad bezpieczeństwa teleinformatycznego które na barki kierownika JAP składa §2 rozporządzenia:

1. określić cele, strategię i politykę zabezpieczenia danych w systemie informatycznym, w którym przetwarzane są dane osobowe,
2. zidentyfikować i przeanalizować zagrożenia i ryzyko, na które może być narażone przetwarzanie danych osobowych,
3. określić potrzeby w zakresie zabezpieczenia zbiorów danych osobowych i systemów informatycznych, z uwzględnieniem potrzeby kryptograficznej ochrony danych osobowych, w szczególności podczas ich przesyłania za pomocą urządzeń teletransmisji danych,
4. określić zabezpieczenia adekwatne do zagrożeń i ryzyka,

Analiza korzyści obejmuje nie tylko wymierne korzyści materialne ale przede wszystkim wskazuje usprawnienia organizacyjne i osiągane dzięki temu efekty. Szczególny nacisk kładziony jest na wskazanie obszarów, które dzięki modernizacji stają się dostępne lub sprawniej obsługiwane w relacji obywatel-urząd.

Etap 4

Etap ten to sporządzenie końcowych dokumentów zawierających harmonogramy i mapy realizacji poszczególnych faz strategii. Szczególnie zaakcentowane zostają te procesy, których realizacja będzie krytyczna czy to dla finansowych skutków realizacji czy też osiągnięcia założonej funkcjonalności.

Wskazane zostają niezbędne nakłady oraz ich rozkład w czasie w taki sposób, aby Zamawiający mógł elastycznie realizować zadanie w zależności od posiadanych środków czy uwarunkowań zewnętrznych, bez pogorszenia efektu docelowego.

Przedstawione zostają analizy kosztów, ze szczególnym uwzględnieniem kosztów społecznych wynikających z konieczności modyfikacji bądź redukcji zatrudnienia, wywołanego realizacją strategii. W tym też celu zostają sporządzone założenia do kampanii promocyjnej w mediach, dotyczącej tego zagadnienia.

W przypadku zainteresowania ofertą, prosimy o kontakt z: